Come vengono tassati i rimborsi spese?

La questione dei rimborsi spese è spesso fonte di dubbi e incertezze per molti contribuenti. In particolare, la questione fiscale rappresenta un dubbio che spesso si ripropone: come vengono tassati i rimborsi spese?

Va detto innanzitutto che i rimborsi spese sono somme di denaro erogate dal datore di lavoro o commissionario al collaboratore per coprire spese sostenute nello svolgimento dell'attività lavorativa. Si tratta quindi di somme che non costituiscono reddito per il collaboratore, ma che sono riconosciute per coprire spese effettivamente sostenute.

I rimborsi spese, dunque, non sono soggetti a tassazione. Tuttavia, è importante distinguere tra i rimborsi spese forfettari e quelli documentati. I primi sono quelli che il datore di lavoro eroga senza richiesta di documentazione attestante la spesa effettivamente sostenuta. Questi rimborsi sono esenti da tassazione al di sotto di un certo limite, stabilito annualmente dal legislatore.

Per quanto riguarda invece i rimborsi spese documentati, la situazione è un po' diversa. In questo caso, il datore di lavoro deve richiedere al collaboratore la documentazione relativa alle spese sostenute e poi provvedere ad erogare il rimborso. Questi rimborsi non sono soggetti a tassazione, ma si deve fare attenzione a non includere nella documentazione spese non deducibili o non ammissibili ai fini della deduzione fiscale.

Come funziona il rimborso delle spese?

Il rimborso delle spese è un'operazione che tutti possiamo effettuare, ma spesso sorgono dei dubbi su come funziona e cosa è necessario fare per richiederlo. In generale, si parla di rimborso delle spese quando si rende necessario avanzare dei pagamenti per conto di un'altra persona o di un'azienda.

Il primo passo da compiere è quello di conservare ogni documento fiscale relativo alle spese che si intende rendere. Ogni volta che viene effettuato un pagamento, infatti, è fondamentale richiedere la ricevuta, lo scontrino o la fattura, a seconda della tipologia di spesa.

Una volta raccolti tutti i documenti, occorre compilare un modulo apposito (solitamente disponibile online o presso l'ufficio del datore di lavoro o della società di appartenenza) specificando il tipo di spesa sostenuta, il motivo, l'ammontare da richiedere in rimborso e i relativi documenti allegati.

A questo punto, il modulo dovrà essere inviato alla persona o all'azienda competente per il rimborso, allegando tutta la documentazione necessaria. La richiesta di rimborso verrà quindi valutata dal responsabile, che verificherà la correttezza dei documenti e l'effettiva sostenibilità delle spese dichiarate.

Se tutto è a posto, il rimborso verrà effettuato nella modalità concordata: si può optare per lo storno sul conto corrente bancario, per l'emissione di un assegno o per il pagamento diretto sulle carte di credito o prepagate.

In ogni caso, è fondamentale tenere sempre traccia delle spese sostenute, conservare i documenti relativi e compilare con attenzione ogni richiesta di rimborso, per evitare ritardi o problemi nell'elaborazione della pratica e nella ricezione del denaro che spetta.

Quanto viene pagato il rimborso spese?

Il rimborso spese è un diritto riconosciuto nel mondo del lavoro, ma spesso non si sa bene quanto si è autorizzati a spendere e quanto ci verrà restituito. In generale, il rimborso spese permette di coprire tutte le spese necessarie durante lo svolgimento del lavoro, come ad esempio quelli per spostamenti, vitto e alloggio.

Il valore del rimborso dipende dal contratto e dalle norme dell'azienda per cui si lavora: c'è chi offre un rimborso forfettario, cioè una cifra fissa a prescindere dalla spesa effettiva, e chi invece restituisce solo le spese effettivamente sostenute.

Per il rimborso spese chilometrico, ad esempio, si tiene conto della distanza percorsa e del costo del carburante/gasolio nel territorio in cui si lavora. Molte aziende riconoscono anche il rimborso per la manutenzione del veicolo utilizzato per lavoro.

Per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio, spesso vengono rimborsati solo i costi effettivamente sostenuti, con un limite massimo di spesa giornaliera o settimanale prefissato dall'azienda.

In ogni caso, è bene tenere sempre traccia dei propri resoconti spese, conservando le eventuali fatture o ricevute per dimostrare la correttezza dei dati trasmessi. In questo modo si potrà richiedere un rimborso preciso e adeguato a quanto speso realmente.

Come vengono rimborsate le spese non documentate?

Le spese non documentate sono quelle che non vengono supportate da una prova d'acquisto o dal relativo scontrino fiscale. Potrebbero essere spese per pasti o carburanti, o per piccoli oggetti che non vengono solitamente scontrinati, come penne, quaderni, o articoli per la cancelleria. Ma come vengono rimborsate queste spese al dipendente?

In generale, le spese non documentate non sono rimborsabili a meno che non vengano sostenute in casi eccezionali e verificabili, come per esempio un lavoro fuori sede in cui non è possibile avere il supporto dei documenti. Tuttavia, se i documenti sono persi o smarriti, il dipendente ha l'obbligo di fornire una dichiarazione sostitutiva che descrive la spesa e il motivo per cui il documento è stato smarrito. In quest'ultimo caso, il dipendente dovrebbe essere consapevole del fatto che la spesa potrebbe non essere rimborsata.

Se il datore di lavoro decide comunque di rimborsare le spese non documentate, ci sono alcune possibilità. In primo luogo, potrebbe chiedere al dipendente di fornire una dichiarazione scritta che descrive la spesa, la data e il motivo per cui il documento non è stato conservato. In questo caso, il dipendente è sempre tenuto a fornire una spiegazione plausibile e coerente, in modo da evitare l'insorgere di sospetti o dubbi sulla legittimità della spesa.

In alternativa, il datore di lavoro potrebbe chiedere al dipendente di dimostrare la spesa attraverso l'invio di prove di pagamento alternative, come ad esempio l'estratto conto della carta di credito, o l'estratto conto bancario. In questo caso, il dipendente deve assicurarsi che la spesa sia coerente con il periodo di tempo e con l'importo della transazione.

In ogni caso, è importante ricordare che le regole riguardanti le spese non documentate dipendono dalla politica aziendale e dalle linee guida del datore di lavoro. Prima di chiedere un rimborso per una spesa non documentata, il dipendente dovrebbe sempre verificare con il datore di lavoro quali sono le politiche relative a questo tipo di rimborso.